Virtuaalitiimin johtamisen haasteita: etäläsnäolon kokeminen

Työskentelemme tänä päivänä entistä useammin hajautuneissa tiimeissä ja organisaatioissa. Puhumme paljon mobiilityöstä, virtuaalitiimeistä ja virtuaalijohtamisesta. Työpaikan rinnalle on noussut työtilan käsite, jolla on sekä fyysinen, sosiaalinen, emotionaalinen ja henkinen ulottuvuus. Meidän tulee ottaa haltuumme tämä uusi virtuaalinen työtila ja kokea siellä läsnäoloa olematta kuitenkaan fyysisesti läsnä samassa tilassa. Tätä uutta ilmiötä voidaan kuvata etäläsnäoloksi.

Virtuaalitiimi tai hajautunut tiimi voidaan määritellä pieneksi joukoksi ihmisiä, jotka työskentelevät yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi eri paikoissa ja eriaikaisesti käyttäen vuorovaikutuksessaan apunaan pääasiassa tieto- ja viestintäteknologiaa. Virtuaalijohtaminen taas tarkoittaa, että suuri osa johtamista tapahtuu sähköisillä kommunikointivälineillä.

Vaikka hajautunut työskentely on koko ajan lisääntynyt, emme vielä hallitse sitä kovin hyvin. Tällöin siis myös virtuaalijohtaminen on vasta hakemassa muotoaan. Monien tutkimusten mukaan virtuaalitiimit eivät toimi ollenkaan tehokkaasti. Esimerkiksi Lojeski ja Reilly (2008, Uniting the virtual workforce: Transforming Leadership and Innovation in the Globally Integrated Enterprise) analysoivat yli 500 projektitiimin toimintaa. Heidän tutkimuksensa osoitti, että kun tiimin jäsenten välinen etäisyys oli korkea, projektien aikataulussa ja budjetissa pysyminen heikentyi yli 50 prosenttia, tavoitteiden ja roolien selvyys tippui 60 prosenttia ja työtyytyväisyys sekä luottamus heikkenivät 80 prosenttia.

Ihmisten johtaminen virtuaalisesti vaatii monipuolisempaa johtajuutta kuin kasvokkain tapahtuvassa yhteistyössä. Siihen liittyy esimerkiksi seuraavia haasteita. Virtuaalijohtajuus edellyttää uusia tapoja johtaa, osallistuttaa ja voimaannuttaa tiimin jäseniä. Meidän on keksittävä uusia keinoja motivoida ihmisiä, joita emme näe joka päivä. Miten pystymme rakentamaan yhteisen vision ja tavoitteet hajautuneelle tiimille? Myös luottamuksen rakentaminen ja sitoutumisen varmistaminen on entistä vaativampaa.

Hajautuneen tiimin johtamiselle voidaan esittää monenlaisia odotuksia ja vaatimuksia. Seuraavassa on kymmenen asiaa, jotka kannattaa pitää mielessä virtuaalitiimiä johtaessa:

1. Johtajan läsnäolo ja näkyvyys on tärkeää. Johtajan pitää jolloin tavalla luoda tietynlaista etäläsnäoloa.
2. Yhteistä visiota ja arvoja on pidettävä koko ajan esillä. Yhteisten toimintatapojen juurruttaminen hajautuneessa tiimissä saattaa olla haasteellista.
3. Aktiivinen tiedon jakaminen on kaikille tärkeää. Hallitse eri tekniikat ja hyödynnä niitä. Rohkaise myös tiimin jäseniä kommunikoimaan aktiivisesti keskenään.
4. Ole ongelmatilanteille herkkä ja pyri ratkaisemaan ne mahdollisimman nopeasti.
5. Empaattisuus ja kyky kuunnella myös hiljaisia viestejä ovat äärimmäisen tärkeää.
6. Rakenna systemaattisesti luottamusta ja osoita, että luotat itse tiimin jäseniin. Muista, että vain luottamuksen kautta syntyy avoimuus ja osaamisen jakaminen.
7. Kommunikoi ylikorostuneesti; varmista moneen kertaan, että viesti on mennyt perille ja se on ymmärretty oikein.
8. Harrasta konkreettista tavoitteellista johtamista; määrittele tavoitteet ja seuraa niiden toteutumista. Rakenna selkeä ja tiukka tavoite-, seuranta-, palaute-, ja osaamisen kehittämis-prosessi.
9. Harjoita osallistavaa johtamista ja tue jäsenten välistä yhteistyötä kaikin tavoin.
10. Tieto- ja viestintätekniikan suvereeni hallinta on tärkeää.

Nämä ovat odotuksia, jotka sopivat kaikkeen tiimitoimintaan, mutta erityisen tärkeitä ne ovat virtuaalitiimeille. Virtuaalinen tiimityöskentely on haasteellista, mutta se myös avaa aivan valtavia uusia mahdollisuuksia parantaa luovuutta ja innovatiivisuutta työyhteisöissämme. Meidän on vain ymmärrettävä virtuaalityön ja virtuaalijohtamisen haasteet ja hankittava tarvittava uusi osaaminen.

Pentti Sydänmaanlakka 3.9.2011